Een succesvolle zoektocht naar de juiste kandidaat voor een vacature begint met een zorgvuldig opgesteld ideaalprofiel. In een ideaalprofiel wordt de inhoud van de functie beschreven en wordt de gewenste kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van de nieuwe werknemer aangegeven.
Het opstellen van ideaalprofielen is dan ook een belangrijk onderdeel van het HR-beleid. Het vormt de basis voor werving en selectieactiviteiten. Maar het opstellen van functieprofielen dient nog een hoger doel. Het helpt u namelijk met het in kaart brengen van de organisatiestructuur van uw bedrijf:
Welke werknemers heeft u op de werkvloer rondlopen?
Welke taken en verantwoordelijkheden hebben zij?
Over welke kennis en vaardigheden moeten zij beschikken?
Hoe lopen de lijnen binnen de organisatie?
Als u hier een goed beeld van heeft, dan kunt u ook gerichter zoeken naar mogelijke uitbreiding van het team. Bovendien helpt het met het bepalen én behalen van bedrijfsdoelstellingen.
Een ideaalprofiel zou er om de volgende redenen voor iedere functie moeten zijn:
1. Een ideaalprofiel geeft richting bij recruitment
Door middel van een ideaalprofiel kan snel worden gecontroleerd of een kandidaat aan het gewenste profiel voldoet aan de hand van een talenten- en competentieanalyse.
Het hanteren van een ideaalprofiel bespaart niet alleen geld, maar ook tijd. Ook geeft het profiel houvast, omdat er bij het opstellen van het ideaalprofiel wordt gedwongen om na te denken over welke kennis, vaardigheden en eigenschappen de ideale kandidaat moet beschikken. Hoe zorgvuldiger u uw eisen in kaart brengt, hoe groter de kans dat u de juiste werknemer vindt.
Bij de zoektocht naar een nieuwe kandidaat, kan het ideaalprofiel ook functioneren als basis voor de advertentietekst. U kunt een functieprofiel tevens gebruiken als leidraad bij het sollicitatiegesprek en - na indiensttreding - bij een beoordelingsgesprek.
2. Een ideaalprofiel zorgt voor één beleid
Door het hanteren van een ideaalprofiel, ontstaat er een consensus over de gewenste competenties bij sollicitanten en beoordelingen van medewerkers. Wanneer er meerdere mensen betrokken zijn bij het nemen van de beslissing of de kandidaat het wel of niet wordt of bij een beoordeling, zorgt een ideaalprofiel ervoor dat iedereen de kandidaat of medewerker op dezelfde punten beoordeeld.
3. Een ideaalprofiel biedt een leidraad bij (het bepalen van) ontwikkelactiviteiten
Voorbereid zijn op de toekomst en in kunnen spelen op veranderingen vraagt om toekomstbestendige competenties. Hiervoor is het van belang dat er ruimte en richting is voor ontwikkelactiviteiten. Wat zijn de drijfveren, gerelateerde talenten en competenties die passen bij de functie of rol? Wat is nu en in de toekomst belangrijk om de functie of rol goed te kunnen blijven uitvoeren? Met behulp van een ideaalprofiel op basis van antwoorden op voorgaande vragen kunt u niet alleen de talenten en competenties in kaart brengen, maar ook ontwikkelgebieden en ontwikkelpotentieel. Hiermee kunt u uw medewerkers een gerichtere training of coaching aanbieden.
Het competentiemodel van We Build Bridges bestaat uit 53 competenties, maar een ideaalprofiel bestaat bij voorkeur uit niet meer dan 10 competenties.
Praktische tips bij het opstellen van een ideaalprofiel:
Bij een nieuwe functie is het belangrijk dat er niet te hoge, maar ook niet te lage eisen worden gesteld. Stelt u uw eisen te hoog, dan zal een aantal werkzoekenden die de functie prima kunnen vervullen, niet bij u solliciteren. Stelt u uw eisen te laag, dan krijgt u (te) veel reacties.
Bij het opstellen van een ideaalprofiel van een bestaande functie, doet u voor andere doelen. Bijvoorbeeld het in kaart brengen van de organisatiestructuur, het opstellen van een beloningsstructuur, werving en selectie of het maken van een strategische personeelsplanning.
Leer uit ervaringen van een vertrekkende werknemer. Wat waren zijn sterke en zwakke punten? Richt uw zoektocht bijvoorbeeld op een nieuwe kandidaat bij wie deze zwakke punten minder en de sterke punten beter naar voren komen.
Houd rekening met de toekomst. Veel functies veranderen snel. Niet alleen de functies, maar ook de medewerkers die de functies uitoefenen, veranderen. Stel constant de vraag: dekt het functieprofiel nog de lading en komt het overeen met de werkelijkheid?
Last, but not least, houd rekening met wetgeving. De Nederlandse wetgeving verbiedt functie-eisen die geen verband hebben met de functie, zoals geslacht, seksuele geaardheid, ras en politieke gezindheid. Maar ook het stellen van een leeftijdseis is verboden. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het komt nog steeds voor dat bedrijven dit opnemen in profielen en/of vacatures.
Heeft u vragen over het evalueren van competenties of heeft u hulp nodig bij het vaststellen van een ideaalprofiel? Wij helpen u graag. Neem contact met ons op via het contactformulier.